Generelle vedtægter for SIG
1. Navn
En SIG – Special Interest Group eller interessegruppe agerer under bentleyuser.dk
2. Formål
Indenfor specifikke fagområder støtter bentleyuser.dk dannelsen af faglige interessegrupper, der giver ligesindede mulighed for at mødes, udveksle ideer og erfaringer, og behandle forskellige produkt relaterede problemer indenfor fagområdet.
For alle SIGer gælder, at de indenfor deres interesseområde samler og videregiver krav og ønsker om videreudvikling, samt afklarer og drøfter løsninger omkring konstaterede problemer med leverandøren.
En SIG kan dannes efter behov, og den fungerer som en selvstændig organisation under bentleyuser.dk med en selvstændig formålsbeskrivelse og ledes af en brugervalgt formand.
3. Medlemmer
Alle medlemmer af bentleyuser.dk - og ansatte i firmaer, der er medlem af foreningen - er berettigede til at deltage i SIGernes møder.
Derudover kan også 'ikke-medlemmer' - efter aftale med de forskellige SIGers formand - deltage som oplægsholdere eller menige deltagere i enkelte møder. Bliver deltagelsen af mere permanent karakter kræves medlemskab af foreningen.
4. Formand og næstformand
Formanden er ansvarlig for alle SIGens aktiviteter og kan uddelegere opgaverne til et af formanden udpeget medlem. Næstformandens rolle er at assistere formanden på bedste vis.
Formanden er ansvarlig for udarbejdes og løbende vedligeholdelse SIGens formålsbeskrivelse, som skal være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Formålsbeskrivelsen skal som minimum drøftes en gang om året på SIG møderne, for at fastholde SIGens fokus område og den teknologiske udvikling.
SIG formandens opgave er blandt andet at holde sig orienteret om internationale aktiviteter og formidle informationer fra leverandørerne og bentleyuser.dk til SIGens medlemmer bl.a. ved hjælp af foreningens hjemmeside på Internettet og afholdelse af SIG møder.
Formanden og næstformanden vælges for en 2-årig periode hvert andet år og kan genvælges. Ved fratrædelse af formand/næstformand vælges en ny ved næste møde.
Formanden er ansvarlig for alle SIGens aktiviteter og refererer til bentleyuser.dk's bestyrelse. I tilfælde af fravær eller udtrædelse, varetages formandens hverv af næstformanden.
Formanden og næstformanden vælges ved simpelt flertal blandt mødets deltager. Ved afstemning har hvert medlemskab hos bentleyuser.dk én stemme.
5. SIG møder
Der afholdes SIG møder 2-4 gange årligt efter behov. De deltagende firmaer skiftes til at være vært for møderne. Referat udarbejdes af et af formanden udpeget medlem på mødet.
Referat med tidspunkt og sted for næste møde fremsendes og formidles til SIGens medlemmer via foreningens hjemmeside senest 3 uger efter mødet (eller to uger før et evt. efterfølgende møde) til alle SIGens medlemmer.
SIG møderne ledes efter en dagsorden som fastsattes af SIGens formand og skal som minimum indeholde følgende punkter:
- Valg af referent
- Godkendelse af referat
- Dagens emne
- Næste mødeemne, dato, tid og sted
6. Arbejdsgrupper
Efter behov kan nedsættes arbejdsgrupper, der bearbejder delemner inden for SIGens interesseområder. Deltagelse i arbejdsgrupper finansieres af de deltagende firmaer.
7. Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer af de generelle vedtægter for SIGerne skal godkendes af bestyrelsen, dog ikke ved ændringer grundet ændringer i bentleyuser.dk's vedtægter eller organisation.
Forslag til vedtægtsændring - herunder oprettelse og ophør af en SIG - skal være bentleyuser.dk’s formand i hænde så tidligt, at det kan videresendes til bestyrelsen senest 3 uger før et bestyrelsesmøde, hvor ændringen skal behandles.
Ved ændring af de generelle vedtægter for SIGerne - herunder SIGens oprettelse og ophør som godkendes af bestyrelsen, sendes til afstemning hos foreningens formandsgruppe. Ved afstemning har hver formand én stemme.
Vedtægtsændringer kræver dog 2/3 flertal blandt formandsgruppen.
8. Formidling
Der oprettes og vedligeholdes en hjemmeside for SIGerne på foreningens hjemmeside.
Hjemmesiden skal som minimum indeholde:
- Formål for SIGen
- Organisation med navn, adresse og e-mail på formand, næstformand, samt SIGens Bentley sponser.
- Referater og mødeindkaldelser
- Bilagsmateriale fra afholdte møder
- Problemløsninger
- Artikler m.m.
- Links
Mødeindkaldelser, referater og øvrige oplæg formidles til SIGernes medlemmer via foreningens hjemmeside og mailing-liste